【導入事例4】
出席者限定の資料閲覧機能により、発表者が増えて勉強会が活性化
《マーケティング勉強会 D研究会》

所在地: 東京都
会員数: 70名

背景

私たちの研究会は、タブレット端末を活用したマーケティングの勉強会です。会員数はおよそ 70人で、メーカー、流通などいろいろな業種の営業マンから個人商店や学生まで、さまざまな立場の人が参加しています。

月に最低 1回、多いときには 3回くらい、テーマごとに公共の貸会議室に集まって勉強会を開いています。テーマによって参加人数は異なりますが、平均すると 10~20人といったところです。30人ぐらい集まるときもあります。

課題

勉強会では、何人かの会員が資料を使って発表します。これまではクラウドストレージサービスの共有機能を使っていました。テーマや開催日ごとにフォルダを作って、発表する人はその中に資料ファイルを格納しておきます。勉強会の当日は、プロジェクタに映すこともなく、発表者も含め参加者全員がクラウドストレージの中の資料をパソコンやタブレット端末でアクセスして閲覧します。

ここでひとつの課題がありました。それは、誰がその発表資料を閲覧できるかという点です。会員や発表内容によっては、口頭での説明や補足を前提としている場合があり、誤解を避けるためにも、資料の配布先は当日の出席者に限定したいことが少なくありませんでした。出席者は事前には分からないですし、クラウドストレージの共有機能だけでは、ここまで細かくアクセス権を制御するのは困難です。

発表をためらうことなく、できるだけたくさんの人に発表してほしいので、何とか解決できる手段がないかと思っていました。そうしたところ、ZERO COPY Meeting を知りました。

選考理由

ZERO COPY Meeting を使い始めた理由はいくつかありますが、大きな点では以下を挙げることができると思います。

コスト

研究会は毎月の会費で運営していますが、使い道のほとんどは貸会議室の使用料です。したがって、費用がかさむシステムは最初から選考にいれませんでした。毎月の会費の中からやりくりできる範囲のシステムである必要がありました。

出席者だけが資料を閲覧できる

ZERO COPY Meeting には、当日出席に設定されたメンバーのみに資料を配布する機能があります。これが ZERO COPY Meeting 導入の決め手でした。主催者は、iPad の Bluetooth 機能を使って、近くにある端末のユーザが出席者であると判断できます。資料の配布者は、その出席者だけに資料が配布されるように設定できます。

メンバーの登録が簡単

必要以上に個人情報を登録しなくても使える点はプラス材料でした。私たちの研究会では、会社に所属している会員でも個人の立場で参加している人が多いのですが、それでもお互いに名前やメールアドレスぐらいは知っています。ZERO COPY Meeting のメンバー登録にメールアドレスさえ不要という点は、時代に合っていると感心しました。

1ヶ月のトライアル期間

最終的には、1ヶ月のトライアルでひととおりの機能を試してから判断しました。トライアルに参加した会員からも特に大きな指摘はなく、導入することになりました。タブレット端末の活用をテーマにした研究会なので、iPad の所有率が高いことも幸いしました。Android や Windows タブレットしか持っていない会員もいますが、そういった会員には iPad の購入を勧めています(笑)

導入効果

当初の狙いどおり、発表者が固定化されず、いろいろな会員が気兼ねなく発表するようになりました。勉強会がますます活発になったと実感しています。

自分が管理するクラウドストレージが使える

従来の資料配布でも ZERO COPY Meeting での資料配布でも、Dropbox などのクラウドストレージを使うという意味では同じです。しかしこの製品では、自分が普段使っているクラウドストレージをそのまま使えます。このメリットには改めて気づかされました。

従来の方法では、研究会のアカウントでクラウドストレージにログインした後に、作成した資料をドラッグ操作などでアップロードする必要がありました。アップロードの後で資料を直したくなった場合には、もちろん、再度のアップロードが必要です。資料を直したくなることは、実際にはよくあり、その際にローカルディスクとクラウドストレージの2つの格納場所を意識して操作するのは意外と煩雑でした。

一方 ZERO COPY Meeting では、自分が普段使っているクラウドストレージをそのまま使えます。ローカルディスクとクラウドストレージが自動同期するので、アップロード操作は不要であり、適切なフォルダの中に発表資料を保存するだけで十分です。ちょっとしたことのように思えますが、随分と使い勝手が良くなった印象です。

今後の要望

細かい要望なのですが、その場で簡単なテキスト情報を出席者と共有できればよいと思うことがあります。たとえば、議論の途中で参考になるサイトを見つけた時に、その URL を他の人に知らせる場合に使います。もちろん、SNS で共有することもできるのですが、勉強会に出てきた情報は、ZERO COPY Meeting で一元管理できるとよいです。

業務フロー (導入前と導入後)

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