【導入事例3】
会議室の備品に iPad を導入して、会議資料のペーパーレス化に成功
《一般社団法人 C協会》

所在地:東京都
会員数:40社

背景

当協会は、同業者で組織される社団法人です。いくつかの分科会が毎月開催され、各社の担当者が出席します。出席者は複数の分科会を兼任している場合もあれば、専任の場合もあり、会社や分科会によって様々です。

分科会の数は年によって異なりますが、だいたい5から10程度で、会議出席者は、平均10人程度です。分科会だけで、週2回程度は開催されます。

資料を配布したい出席者は、会議前日の正午までに当協会の事務局宛にメールで送付します。事務局では、それらの資料の必要部数を印刷し、当日配布するという手順でした。

課題

期限までに配布資料が届かず、当日直前になることも少なくありません。また、議事進行の順番にあわせて資料を綴じるため、すべての資料の到着を待ってから、資料を整理して、まとめて印刷する必要がありました。

また、会議によっては、以前に開催した会議の資料を参照することがあります。しかし、紙の資料では、過去のすべての会議の資料を毎回持参するというのも現実的ではなく、この点も課題の一つとなっていました。

選考基準

上記の課題を解決するため、協会で出席者分のタブレット端末を導入し、会議出席者にはそれを使って資料の配布や閲覧ができないかと検討していました。

各社からの出席者が同じタブレット端末を共用

会議で使用するタブレット端末は、会議室の備品です。通常は個人で専用に使用するタブレット端末ですが、当協会の会議では、いろいろな会社から参加する出席者が同じタブレット端末を共用する形になります。製品の選考にあたっては、このように、タブレット端末の利用形態が通常とは異なる点に注意しました。当然ですが、同じ端末を共用しているからといって、別の日に開催された他の会議の資料が見えてしまってはいけません。

さらに、協会会議室の備品であるタブレット端末を持ち出すことはできませんので、会社に戻ってから他の出席者の会議資料を見たくなった場合には、何らかの別の手段が必要になってきます。

選考理由

会議資料に特化した機能がシンプルで使いやすい

タブレット端末でペーパーレス会議を行うためのシステムはいろいろ発売されています。会議のみの用途ではなく、資料のペーパーレス化全般を目的としたシステムもあります。しかし、私たちは、特に複雑な機能を求めていたわけではないので、ある意味どれも横並びに見えました。

そうした中で、ZERO COPY Meeting は、会議の開催や運営に特化した機能が分かりやすくシンプルであり、利用料も抑えられるという点を評価しました。

共有端末でもユーザ ID の使い分けで運用可能

選考基準の一つであった共有端末としての利用ですが、ユーザIDを使い分ければ問題なく運用できることがわかりました。他の出席者の会議資料を持ち帰りたい場合にも、ZERO COPY Meeting のアプリの中から自分宛のメールで転送すればよいので、特に問題はありませんでした。

こうした理由から、当協会ではタブレット端末として iPad を導入し ZERO COPY Meeting の利用を開始しました。

導入の効果

これまで抱えていた課題は、おおむね解決していると考えています。

会議資料のファイル整理が進む

思わぬ効果があったのは、会議資料のファイルの整理が進んだことです。以前は、事務局宛のメールで送られてきた資料のファイルをどこにも保存せず、メールソフトの中から直接資料を印刷して会議で配布していました。しかし、ZERO COPY Meeting を使うようになってからは、自然と Dropbox のフォルダごとに会議の資料が整理して格納されます。このため、過去の会議資料を探し出したり、各分科会の年間活動報告を作成したりする作業も容易になりました。

自分の iPad を利用する人も

最近では、自分自身の持つ iPad を使って会議に参加する人も出てきました。ZERO COPY Meeting のアプリ自体は無料でダウンロードして利用できるので、どの iPad を使うかにかかわらず、会議の参加者に費用の負担はありません。また、会議に欠席した場合でも、iPad 上で会議資料を受け取れるのは便利との評判です。

今後の要望

個人で使うタブレット端末であれば、ZERO COPY Meeting には自分の ID でログインしっぱなしにすると思います。しかし協会会議室のタブレット端末は共用なので、会議を開催するたびに、参加者あるいは事務局の職員がそれぞれの ID で再ログインする操作を行います。共用である以上、これはやむを得ないのですが、毎回 ID とパスワードを入力するのは手間ですので、ここを省力化できればよいと思います。

業務フロー (導入前と導入後)

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