【導入事例2】
カラー資料や小さな文字の資料が効率的に閲覧可能に
《イベント企画運営会社 B企画》

所在地:横浜市
従業員数:50人

背景

当社では、イベントごとに何社かの協力会社とチームを編成して業務にあたります。イベントの本番に向けて、随時、会議が開催されます。ただし、企画→制作→運営とフェーズが移るにつれて、関わりのある協力会社や関与の度合いが変わってくるため、会議メンバーは流動的です。毎回 5~20名の参加者です。

会議資料は、資料作成者がそれぞれプリントアウトして会議の場に出します。総ページ数は、40~100ページぐらいです。

課題

資料のプリントアウトは各社に任されていますが、コスト削減のため、会社によっては、カラー資料をモノクロ印刷したり、縮小印刷したりすることがありました。その結果、配布資料が読みにくいという問題が出ていました。とはいえ、ページ数の多い資料の原寸印刷やカラー印刷を要請するのは、コスト的に難しい状況でした。その一方で、資料の量が多いこともあり、せっかくコピーして出席者全員に配布した資料であるにもかかわらず、会議中にほとんど読まれずに終わってしまうページもありました。

また、当日の会議に何人くらい出席するのか、事前には分からず、いろいろな事情や状況によって出席者数の予測が外れる場合もあります。資料のコピーは皆さん大目に準備してくるのですが、それでもまだ足りなかったり、逆に大量に余ってしまうこともありました。

さらに、会議の欠席者に対しては、資料作成者から直接メールで資料を送付することになっていたのですが、複数社から成る混成チームということもあり、なかなかこのルールが徹底できません。会議の出席者からも、紙のコピーで配布された会議資料の電子ファイルが欲しいといった要望の出ることがあり、個別に対応するのは煩雑で、資料作成者の負担になっていました。

選考理由

こういった課題を解決しようと、会議の配布資料を管理するための各社製品を比較検討しました。その結果 ZERO COPY Meeting の導入に至りました。

低い運用コスト

いちばんの理由は、低い運用コストと導入の手軽さです。一言でいえば「気軽に使いはじめられる」という点です。

利用料については、他社製品にも同程度のものがいくつかありましたが、ストレージ容量が限られていました。ストレージ容量の追加もできるのですが、そうすると、今度はコストがかさんでしまいます。

本製品の場合、会議資料のデータファイルは、自分で用意した Dropbox か OneDrive のアカウントに格納する仕組みです。これらのクラウドストレージサービスには無料枠があり、無料枠だけでも十分なストレージ容量があるので、クラウドストレージで困ることはありませんでした。

その場で会議参加者を登録できる

「導入の手軽さ」というのは、ZERO COPY Meeting であれば管理者が不要という点を指しています。他社製品では、管理者が会議参加者のためのアカウントやグループの管理を行う必要があるのですが、本製品ではそういった管理者が不要という点を評価しました。

イベントの準備が進むにつれて、会議には突然新しい参加者が来る場合も多いのですが、そのような場合でも、ZERO COPY Meeting の近接通信機能を使って、その場で会議参加者として登録することができます。これは、他の製品にはない便利な機能だと思います。

当社には専任の情報システム担当者がいるわけではなく、総務担当者がシステム関連の管理を兼任しています。システム担当者に負担をかけることなく、このような運用ができるというのがメリットと考えました。

導入の効果

カラー資料の配布が可能に

ZERO COPY Meeting の導入で、プリントアウトのコストや手間を省けたうえに、カラーの資料をそのまま配布、閲覧したり、小さな文字の会議資料であっても、参加者が苦もなく閲覧できるようになりました。

誰が読んだかを把握できる

また、会議メンバーとして関係者全員が登録されているので、会議の欠席者がいたとしても、会議資料はその人の分も含めて関係者全員に自動的に配布されます。課題だった欠席者への資料配布の効率が改善されました。

さらに、導入前には気づかなかったのですが、誰が資料を読んだかがわかる機能は意外と便利でした。欠席者も含めて、後日、資料を読んでもらえたかどうかを確認できるからです。

資料のアップロードの手間が要らない

ZERO COPY Meeting では、配布したい資料をクラウドストレージに格納するというのが他の製品と異なるところです。導入前は、この操作が面倒ではないかと少し懸念していました。しかし、実際に使いはじめてみると、Word 、Excel、PowerPoint の中から直接 OneDrive に PDF で保存できるので、問題はありませんでした。他社製品では、ドラッグなどの操作で専用サーバにアップロードする必要があるのですが、その手間すら要りませんでした。

今後の要望

iPad 以外に Windows や Mac のパソコンでも利用できるようにしてほしいです。もともと iPad の利用者が多かったこともあり、本製品の導入に至りましたが、今でも iPad を利用しない人がいて、メールなどで資料を渡すケースが残っているためです。

業務フロー (導入前と導入後)

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