【導入事例1】
印刷コスト削減と会議運営の負担軽減を実現
《専門商社 A商事》

所在地:東京都
従業員数:300人

背景

当社では、定期的に行われる大きな会議が2つあります。1つは部長クラスを集めた経営会議で、参加者は約40名です。会議資料が平均して 50ページで 場合によっては 100ページを超すこともあります。もう1つは隔月の定例役員会です。参加者は13名で、会議資料は平均して80ページですが、150ページを超すこともあります。

iPad は営業部隊を中心に、すでに全役員、部長クラスに配布されています。営業部隊の利用は、顧客への情報提供と営業担当者間の情報共有が目的で、導入の効果が上がっていました。

決済権をもつ部長クラスや役員は常時携帯し、日々の意思決定に迅速に対応できる体制になりつつあります。当初、iPad 導入に懐疑的だった役員もその利用価値を認めるようになっています。

そこで、次の段階として、当初の目的の一つであった会議のペーパーレス化に着手することにしました。

課題

会議資料の準備は総務部が担当します。毎回、提出された会議資料の必要部数をプリントアウトして綴じています。しかし、コストだけでなく、会議直前での資料の差替えや追加にかかる手間も問題となっていました。

もう一つの課題は、機密性の高い資料の取り扱いです。資料の回収は原則として行わず、会議出席者は資料の持ち帰りができます。しかし、機密性の高い資料の場合は、会議の場で閲覧するだけで、最後に回収することもあります。その場合は、総務担当や資料提供者が資料の回収を行うのですが、きちんと管理するのは結構な負担になっていました。結局、面倒なので、会議資料として出すのを諦めるケースもありました。

選考理由

月額コストが低料金

まず選考ポイントになったのは運用コストです。他社の会議システムは、メモ機能があったり、扱えるファイルの種類は豊富だったりするのですが、実際の会議資料のボリュームや会議の参加者数から具体的な費用を算出してみると、コスト高になることケースも多くありました。

ZERO COPY Meetingは、月額のコストが低料金で、はじめてのペーパーレスシステムの導入にはハードルが低かったです。最短契約期間の縛りが短いのも、採用を後押しした理由の一つでした。使い勝手がよく、すぐに慣れたので、今のところ他の会議システムに乗り換えるつもりはありませんが、長期間の縛りがないのは、採用の決断がしやすかったです。

機密資料の確実な回収

機密性の高い資料を、紙資料と同じように会議の場で確実に回収できるという点も、安心感が高く、評価ポイントになりました。

なお、選考にあたっては、会議資料をクラウドストレージサービス(Dropbox または OneDrive)に格納する必要があるという点についての議論もありました。しかし、オンプレミス型でない限り、どの製品でも何らかの形で会議資料をサーバに預ける形になります。そうであるなら、利用実績が圧倒的に多い Dropbox または OneDrive に格納するほうが安心できると判断しました。

導入の効果

会議開催の業務が軽減

印刷費用のコスト削減効果はもちろんなのですが、やはり資料を準備する総務担当者の業務が軽減されたメリットが大きいと感じています。ZERO COPY Meetingの導入によって、総務担当者は、より有意義なほかの業務ができるようになりました。

会議資料の提供が活発に

機密資料の取り扱いも大きく改善されました。総務担当者が ZERO COPY Meeting の会議の主催者になるのですが、主催者の iPad で資料の回収の操作をすれば、全参加者の iPad から資料が削除されます。この仕組みに安心したのか、会議資料の提供が活発になったようです。

着目してほしいページを見せる「ここ見て機能」

資料のページ数が多いので、紙資料のときは、発表者が「○○資料の××ページを見てください」と言うと参加者がごそごそページをめくり、それが終わるのを待って発表者が発言を再開するということがありました。

ZERO COPY Meeting では、発表者はワンタッチで着目してほしいページを、他の出席者の子画面に知らせることができます(「ここ見て機能」)。他の会議資料システムでも似たような機能があるのですが、じっくり資料を読んでいるときに、発表者がめくったページに強制的に切り替わってしまうので、あまり実用的ではないようでした。この点、ZERO COPY Meeting の使い勝手の良さを感じました。

資料の保管スペースが不要に

意外と好評だったのが、資料を保管するスペースが要らなくなったということです。紙資料配布のときは、役員会議の全員分の資料を会議室のロッカーに保管したり、あるいは参加者が持ち帰ったりしていました。ZERO COPY Meeting 導入後は、紙資料を保管する必要がなくなりました。

電子化資料のメリット

iPad の使えない環境において、会議の終了後も頻繁に資料を閲覧したい場合には、ZERO COPY Meeting の機能を使って、会議資料を自分宛のメールで転送しておくことができます。ただし、機密性の高くない、転送を禁止していない資料に限ります。この方法により、会社や自宅のパソコンからも会議資料を見ることができ、資料の電子化のメリットを幅広く活かせるようになりました。

今後の要望

ただし、課題も見えてきました。それは扱えるファイルの種類です。ZERO COPY Meeting は PDF だけですが、営業の現場では Excelなどの生のデータを頻繁にやりとりしています。PDF 化もワンタッチでできるので、それほど面倒ではありませんが、よりスピーディな操作には、Excel ファイルをそのまま扱えるとよいです。そうなれば、当社での ZERO COPY Meeting の利用はさらに広がると期待しています。

業務フロー (導入前と導入後)

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