導入事例 :
イングリッシュイノベーションズ株式会社様

新宿校 生徒250名の出席管理で導入
正確な出席状況の把握が可能になり、業務効率改善に大きく貢献

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会社情報

「出席した/出席していない」という基本的な出席管理はすごく重要です。 このままでは点数保証制度にも影響が出てまずいことになる、と危機感を覚えました。

イングリッシュイノベーションズ株式会社 山岸幸之助様
新宿校、横浜校、大阪校の統括マネージャーとして学校運営の管理全般を担う。
スタッフや講師への指導のほか、アドバイザーとして生徒のカウンセリングなども担当。

イングリッシュイノベーションズとはどんな語学学校なのかおしえてください。

米国カリフォルニア州ロサンゼルスにある語学学校 Mentor Language Institute の日本校です。国内ではTOEFLテスト/TOEICテスト/IELTSテスト対策の専門校として東京・新宿と神奈川・横浜、大阪・梅田で教室を開いています。

講師

講師はほとんど米国のネイティブスピーカーです。もちろん授業も全て英語で行われます。一般的な英会話とは異なり、私たちが対象としているTOEFLやIELTSではアカデミックな 英語が要求されます。特にTOEFLでは物理学や米国の歴史なども範囲とされるので、それらに対する知識、すなわち教養が試されます。イングリッシュイノベーションズには、そうした教養をもったスペシャリティな英語をマスターしている講師がそろっています。

勉強時間

勉強時間の長さも強みです。1コマ2時間半の授業を週2コマ(※)受けていただきます。 教養のあるアカデミックな英語を身につけるには、英会話教室にあるような50分や90分の授業では全く足りません。英語しか使われない教室で、週5時間にも及ぶ授業で徹底的に英語のシャワーを浴びてもらい、真の英語力を身につけていただきます。
(※)受講するコースによって異なります。

点数保証制度

あともう1つ、アピールさせていただきたいのが点数保証制度です。TOEFLやTOEIC、IELTSの各コースでは点数達成をお約束しているのです。TOEFLだと半年で45点、9カ月で61点、1年で80点、TOEICでは半年で600点、9ヶ月で730点、1年で850点、IELTSだと半年で5.0、9ヶ月で6.0、1年で6.5を保証しています。授業は隠れたスパルタと言われる ほどハードですが、イングリッシュイノベーションズにはそれを可能にする米国本校で培われた最先端のメソッドがあり、講師陣がいます。点数保証制度はそうした自信の表れなのです。

eタッチレコーダーを生徒の出席管理に利用されているとうかがいました。それまではどのような出席管理をされていたのでしょうか。

出席管理はアナログそのものでした。スタッフが作成した紙の出席リストを使って、講師が教室で生徒の名前を呼び、その記録を書き込んでいました。授業が終わると、そのリストをスタッフがExcelに入力するというやり方です。しばらくして、出席リストのExcelファイルをGoogleドライブに置いて、講師に直接入力してもらうやり方に変えたのですが、出席リストを使うという点では以前と同じでした。

そうした従来のやり方を改めようと思ったきっかけは何だったのでしょうか。

当校も開校からちょうど3年がたち、生徒数も170名くらいにまで増えていました。50名くらいだと出席リストで管理できていたのですが、生徒数が増えるにつれて問題が顕在化してきました。当校は短期間で集中的に学んでいただくための語学学校ですので、生徒の入れ替わりが激しいのです。すると、スタッフの事務処理も増え、出席リストの作成ミスといったヒューマンエラーが起きるようになっていたのです。そもそも従来のやり方は、出席をとる講師からも不評でした。彼らは日本語を話せませんし、Excelの出席リストに入力する量もどんどん増えていったのですから、無理もありません。

eタッチレコーダーを導入しようと思った背景を聞かせてください。

実は、イングリッシュイノベーションズの特長である点数保証制度と関係しているのです。点数保証とは、期間内にスコアが達成出来ない場合でも、生徒がそのスコアを獲れるまで追加費用を負担することなく、授業を継続して受けることができるという制度です。これには授業への出席率も加味されます。この制度をきちんと運用するためには、生徒の出席リストの作成ミスがあると致命的でした。「出席した/出席していない」という基本的な出席管理はすごく重要です。このままでは点数保証制度にも影響が出てまずいことになる、と危機感を覚えました。出席管理をしっかりしないと今後の生徒増に対応できないと考えるようになったのです。そうしてネット検索で見つけたのがeタッチレコーダーです。

eタッチレコーダーのどのような点に注目していただいたのでしょうか。

注目したのは、SuicaやPASMOといったICカードが利用できる点です。 ただ、初めからICカードの利用を考えていたわけではありません。eタッチレコーダーのホームページを見ているうちに、生徒が持っているICカード、SuicaやPASMOが利用できるのではないかと思いついたのです。新宿校は、まさに新宿のど真ん中にあります。車で来る生徒は皆無で、ほぼ100％SuicaやPASMOを持っています。登校するために不可欠なもので、忘れる心配も ありません。ICカードの学生証を発行することも検討したのですが、忘れずに持参するという点では、やはり生徒のSuicaやPASMOの方が上だと考えたのです。

最初の問い合わせからわずか2日後にご注文をいただきました。ほぼ即決できた理由は何だったのでしょうか。また比較した他社の製品やシステムがあればおしえてください。

eタッチレコーダーを見つけたあとは、すぐに導入を決断したので比較した製品などはありません。ネット検索でいろいろ調べましたが、類似の製品がなかったんです。他社のシステムは出席管理だけではなく、成績などを含めた総合管理型がほとんどでした。料金も毎月発生するような仕組みでコスト的にも我々が要求しているものとは異なりました。eタッチレコーダーの場合、ITの専門ではない我々にも十分使いこなせそうでした。用意するものもパソコン一台と保存用のUSBメモリだけでしたし、社内の余剰品ですぐに準備ができました。

実際にご購入いただいてから、運用を開始するまではスムーズでしたか。

購入直後に一苦労ありました。使おうと思っていたデスクトップのパソコンで、eタッチレコーダーのカードリーダーを認識しなかったのです。あのときは、パソコンをパーソナルメディア社に送ってサポートをお願いしました。我々だけでは解決できなかった問題なので、無事に動くようになってほんとうに助かりました。それ以外はとてもスムーズだっと思います。

※補足
19-in-1のカードリーダーが内蔵されているパソコンでした。そのカードリーダーが 内部的にUSB接続されていたため、eタッチレコーダーで使用できるUSBポートの数を 超えてしまっていたことが原因でした。このカードリーダーを使用しない設定にすることで解決しました。

あらためてご利用シーンについてお聞かせください。

新宿校のすべての生徒が使っていますから、今現在の利用者数は約250名です。eタッチレコーダーは入口すぐのところに設置しています。使用するパソコンはeタッチレコーダー専用です。朝、はじめに来たスタッフが電源を入れ、夜は最後に帰るスタッフが電源を落とします。利用登録は、生徒が入校した際、SuicaやPASMOをかざしてもらいすぐに行います。そのため、eタッチレコーダーが起動しているパソコンには常にキーボードを繋げていて、いつでも入力作業が行えるようになっています。登校時に生徒がもっているSuica、PASMOをタッチしてもらい、出席記録が完了です。出席記録は月単位で出力し、集計用のパソコンにデータを保存しています。

出席管理・受付管理ツールとして約1年「eタッチレコーダー」をご利用いただいてきました。導入効果や率直な感想をお聞かせください。

SuicaやPASMOが使えるのはやはり便利ですね。おサイフケータイにも対応しているので生徒からも好評です。今の時代に合った製品だと感じることができます。目に見える効果としては、講師やスタッフの負担が減ったことです。出席管理に関わる事務処理が大幅に改善されたので、ストレスが減りました。たとえば、当校には振替のシステムがあります。受講できなかった授業を他の日の授業に振替ができるのです。それまでは振替をする際に振替票に記入していたのですが、その役割をすべてeタッチレコーダーに切り替えました。生徒は登校時にタッチするだけで済みますし、スタッフは誰がどの時間の授業を受けたのか簡単に把握できるようになったのです。振替は電話でも受け付けているのですが、その電話業務が確実に減りました。こうした業務効率の改善を日々実感しています。

eタッチレコーダーへの要望や今後の期待があればおしえてください。

デフォルトで用意されている画面デザインがやや機械的な印象で余り見栄えがよくありません。受付近くに設置していますので、待機画面は目立つのです。見た目が変わるだけで随分とちがった印象になるはずですので、今後の改善に期待します。
先ほどもお伝えしたようにeタッチレコーダーは生徒にも評判がいいんです。新宿という場所柄、アップルウォッチといった新しいガジェットを持っている生徒も増えてきそうなので、そういったものにも対応できるといいですね。

最後に、生徒の出席管理の課題、改善したい点、展望などをお聞かせください。

出席管理の精度をより高めていきたいです。生徒の中には誤って決められた回数以上の授業を受けてしまう生徒がいるんです。そうした間違いを未然に防止するような仕組みが作れればよいですね。
おかげさまで知名度も上がり、メディアへの露出も多くなっています。開校当時50名だった生徒数も今では新宿校、横浜校、大阪校合わせて400名を超えています。そのため、どの教室もだんだんと手狭に感じてきています。実は来年の夏ごろにもう1校開校する準備を進めています。既存校の業務効率の改善に実績のあるeタッチレコーダーを新設校でも導入したいと考えています。

【導入製品】 eタッチレコーダー・スーパー

この記事は2018年2月の取材をもとに書かれたものです。(2018年10月一部改編)
最新の状況とは異なっている可能性があることをご了承ください。
商品名等は各社の商標や登録商標です。

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